Última actualización: junio de 2026 · Versión 2.0
1. Responsable del tratamiento
CepoBIA S.A.S. (NIT 901.276.091-3), con domicilio en Cali, Valle del Cauca, Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales recolectados en Colombia. Para usuarios y operaciones en Estados Unidos, el responsable es CepoBIA LLC (Orlando, Florida). Ambas entidades comparten esta política y los mismos estándares de protección.
2. Objetivo y alcance
Esta política establece los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por CepoBIA, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables. Aplica a toda la información personal registrada en las bases de datos de CepoBIA y es de obligatorio cumplimiento para la organización y sus colaboradores.
3. Principios
El tratamiento de datos en CepoBIA se rige por los siguientes principios:
- Legalidad
- El tratamiento es una actividad reglada sujeta a la Ley 1581 de 2012 y normas que la desarrollen.
- Finalidad
- El tratamiento obedece a una finalidad legítima, informada al titular.
- Libertad
- Solo se ejerce con consentimiento previo, expreso e informado del titular.
- Veracidad o calidad
- La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible.
- Transparencia
- El titular puede obtener, en cualquier momento, información sobre sus datos.
- Acceso y circulación restringida
- El tratamiento se sujeta a los límites legales y a la naturaleza del dato.
- Seguridad
- Se aplican medidas técnicas, humanas y administrativas contra pérdida, acceso o uso no autorizado.
- Confidencialidad
- Quienes traten los datos garantizan su reserva, incluso después de terminada la relación.
4. Finalidad del tratamiento
CepoBIA recolecta, almacena, procesa, usa y transmite datos personales con las siguientes finalidades:
- Desarrollar productos o soluciones de uso exclusivo para cada cliente.
- Prestar los servicios contratados con CepoBIA y cumplir las obligaciones derivadas.
- Gestionar peticiones, quejas y reclamos (PQR).
- Informar sobre el estado de los servicios y/o productos.
- Realizar análisis de riesgo y verificación de antecedentes.
- Efectuar encuestas de satisfacción sobre los productos y/o servicios prestados.
- Informar sobre productos, servicios, ofertas, promociones, alianzas, estudios de mercado, contenidos y eventos.
- Almacenar información técnica para el perfilamiento de cada usuario de los servicios contratados.
- Mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial con clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados.
5. Tratamiento y transferencia
El acceso a la información se restringe según la necesidad y las funciones de cada colaborador, con acuerdos de confidencialidad y prohibición expresa de revelar información personal a terceros sin consentimiento. La información podrá entregarse, transmitirse o transferirse a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados o subsidiarias únicamente para cumplir las finalidades aquí descritas, y previa suscripción de los compromisos necesarios para salvaguardar la confidencialidad.
6. Derechos de los titulares
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CepoBIA.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales (art. 10, Ley 1581 de 2012).
- Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando proceda conforme a la ley.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.
7. Canales de atención
Toda petición, consulta o reclamo relacionado con datos personales debe dirigirse a:
8. Consultas y reclamos
La solicitud debe incluir la identificación y los datos de contacto del titular, los datos sobre los que versa, la motivación y los documentos de soporte.
- Consultas (art. 14, Ley 1581 de 2012): se atienden en máximo diez (10) días hábiles; de no ser posible, se informará al interesado y se resolverá dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.
- Reclamos (art. 15, Ley 1581 de 2012): si el reclamo está incompleto, se requerirá al titular dentro de los cinco (5) días siguientes; transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido. El reclamo se resuelve en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más.
9. Rectificación, supresión y revocatoria
En cualquier momento y de forma gratuita, el titular puede solicitar la rectificación o actualización de datos incompletos o inexactos, la supresión de sus datos cuando no sean tratados conforme a la ley o hayan dejado de ser necesarios, y la revocatoria (total o parcial) de la autorización, siempre que no lo impida una disposición legal o contractual. Estas solicitudes se atienden en máximo quince (15) días hábiles.
10. Vigencia de las bases de datos
CepoBIA mantiene una vigencia indeterminada de sus bases de datos, atendiendo a la finalidad de cada una y a los derechos de los titulares.
11. Usuarios en Estados Unidos (CepoBIA LLC)
Para los usuarios ubicados en Estados Unidos, CepoBIA LLC trata los datos personales conforme a la legislación aplicable. No existe una ley federal única de privacidad; aplican las leyes estatales correspondientes cuando proceda.
- Datos que recolectamos: datos de contacto e identificación, información de la empresa, y datos de uso del sitio (cookies y analítica).
- Cómo los usamos: para prestar y mejorar nuestros servicios, responder solicitudes y comunicarnos contigo. No vendemos información personal.
- Tus derechos (incl. residentes de California, CCPA/CPRA): conocer, acceder, corregir y eliminar tu información personal, y optar por no participar en su “venta” o “compartición”, sin recibir trato discriminatorio por ejercer estos derechos.
- Cómo ejercerlos: escríbenos a datos.personales@cepobia.com.
12. Vigencia y versionamiento
Esta política se fundamenta en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y en la normativa de privacidad aplicable en Estados Unidos. CepoBIA podrá actualizarla; los cambios relevantes se publicarán en esta página.
